リモートで社員の入社プロセスを効果的に進める方法

現在多くの方が在宅での勤務をしていますが、だからといって会社での採用が止まっているわけではありません。実際、4月という時期もあいまって、一部の部門では、これまで以上に慌ただしく新入社員の入社や研修に関するプロセス、すなわちオンボーディングが続いています。

リモートでオンボーディングを進めることは多くの人にとって未知の試みであり、組織にとっても新入社員にとっても慣れるまでには少し時間がかかるかもしれません。一般的にオンボーディングでは、新入社員が会社に慣れるための手助け、および業務を行う上で必要となるソフトウェアやツール、また社内での物事の進め方などを教えるためのトレーニングが必要となります。主な目的は、できるだけ早く、効率的に、新しい役割を果たしてもらうことです。しかし、社会的な交流や対面での接触が制限されている現在のような状況において、このプロセスをリモートで成功させるために各企業はどのようなことができるでしょうか? 以下で、いくつかのヒントをご紹介します。

 

まずは、すでにリモートで行っていることに目を向けてみましょう

多くの企業にとってリモートでのオンボーディングは馴染みのない概念かもしれませんが、採用プロセスに目を向けてみると、すでに一部をオンラインで行っている企業は少なくありません。例えば、スカイプなどのソフトウェアを使ったビデオ面接は何年も前から行われています。同様に、コントラクターやフリーランサーとの取引が多い組織であれば、リモートオンボーディングの経験があるかもしれません。リモートでの面接とリモートでのオンボーディングにおいて、重要な点は共通しています。プロセスを効果的に進めるのに十分な技術的リソースを確保し、候補者および新入社員を安心させるために最善を尽くすことです。ビデオ面接の場合と同様に、直接会った方が伝わるものがあることを念頭に置き、リモートオンボーディングのプロセスでは、より明確で誤解のないコミュニケーションを徹底するようにしましょう。 

 

一般的な入社プロセスに則りましょう

オンボーディングのプロセスは、非常にシンプルなものから複雑なものまで、社内での役割や必要とされる特定のスキルによって異なります。しかし、一般的なステップは以下のようになります。

  • プレボーディング(勤務時間やドレスコードなどの重要な情報の伝達をはじめとする、新しいメンバーをチームに迎え入れるための最初のステップ)
  • オリエンテーション(入社後最初の数日もしくは数週間にわたって行われる、オフィス内のツアーや、チームの他のメンバーの紹介など)
  • トレーニング(会社の事業内容や重要なプロジェクトに関する紹介や、新入社員が今後業務を進めるにあたり必要なソフトウェアやツール等の使い方の講習)

これらを全てリモートで行うのは困難かもしれませんが、リモートで行える部分に焦点を当て、プロセスの見直しを行えば、多くの部分をカバーすることが可能です。必要なコミュニケーションはEメールやチャットツール、電話を使って行うことができます。実際のオフィス見学ができなくても、ZoomMicrosoft TeamsGoogleハングアウトなどのビデオ会議ソフトを使えば、他のチームメンバーと画面を通じて会うことができます。オンライントレーニングは必須であり、オフィスでのように他の人から直接学ぶことができないため、通常よりもトレーニングの内容を充実させる必要があるかもしれません。

 

明確で整理されたプロセスを確立しましょう

まずは、入社やオンボーディングのプロセスに必要な書類を一か所にまとめておくことから始めるのが良いかもしれません。新入社員に向けたTo Doリストを作成し、新入社員と共有することで、互いにやるべきことが明確になります。銀行口座の情報や住民票、マイナンバーカード、年金手帳などの必要書類の提出に加え、契約書やその他の関連書類への署名など、セクションごとにやるべきことを分けて記載すると漏れがなくなります。また、会社のシステムを使うために必要なログイン情報や、参照すべきウェブサイトなどをまとめて置くと良いでしょう。最後に、自己紹介のための電話やビデオコールでのミーティング、定期的なキャッチアップ、研修や業務の進捗状況のレビューなどをカレンダーに記入し、今後数週間のスケジュールを把握しておきましょう。

 

他のメンバーと交流する機会を設け、チームに馴染めるように配慮しましょう

現在、対面での接触は可能な限り控える方針を取っている企業が多いかと思いますが、上述したようなビデオ会議ツールを使えば対面でのコミュニケーションの代わりを果たすことができます。自己紹介のためのビデオ会議だけでなく、直接一緒に仕事をする人との個別でのビデオ会議や、チームのメンバーを知るためのグループ会議も必要です。オンラインでのチームランチやコーヒーブレイク、金曜日の夕方にオンライン飲み会を行うなど、仕事以外の話ができる場を設けてみてはいかがでしょうか。通常オフィスに勤務している時と同じようなアクティビティをリモートでも続けることができれば、新入社員がチームに馴染むための大きな助けとなります。

 

課題が生まれることを予め想定しておきましょう

在宅でも達成できることは数多くありますが、オンボーディングプロセスの一部は、当然ながらオフィスにいる場合よりも難しくなります。例えば、技術的な問題や不具合があると、プロセスが遅くなるかもしれません。新入社員は、わからないことがある際に、電話をかけるよりも対面での方が質問しやすいかもしれません。新入社員は彼らは、質問があるたびにあなたやトレーナーを呼び出すことを申し訳なく思い、遠慮してしまう可能性もあるので、あなたが質問に対していつでもオープンで、気兼ねなく連絡してほしい旨をきちんと伝えましょう。また、直接会ったことのないのチームメンバーとうまくコミュニケーションを取るのに苦労するかもしれませんので、彼らにバディやまたはメンターなど、何でも相談できる相手を割り当てることで、孤独ではないと感じてもらうことができるでしょう。

 

プロセスへのフィードバックをもらい、評価や見直しを適宜行いましょう

リモートでのオンボーディングは新しいものなため、定期的にフィードバックを集め、プロセスを微調整して、効率化するために何ができるかを評価する必要があります。リモートでのオンボーディングは今後しばらくの間企業にとって欠かせないものとなる可能性があるため、定期的な見直しとか以前は特に重要です。新入社員を定期的にチェックし、彼らが慣れてきた頃に、これまでのプロセスに加えて何かできることがないかどうかを確認してみましょう。問題点や改善点など、ネガティブなフィードバックを行うことに抵抗のある社員も多いと思うので、匿名でのアンケートを行うのも素直な意見を聞くうえで役に立つかもしれません。このような生の声を取り入れることで、今後さらにしっかりとしたプロセスを確立することができます。

また、新入社員との定期的な振り返りは、彼らが自分の仕事量を把握し、ビジネスにうまく適応するためにも役立つため、最初のうちは頻繁に行っても良いかもしれません。オフィスにいれば毎日顔を合わせることができますが、それができない状況においては、今まで以上に意識して彼らの様子を確認する必要があります。

 

リモートオンボーディング は今後当たり前となるのでしょうか?

リモートでオンボーディングを行わなくてはいけない期間がどれくらい続くのかはわかりませんが、今回の経験を踏まえて、これまでよりも一般的なものになることは間違いありません。リモートでもオンボーディングをしっかりと行えれば、今後起こりうる様々な状況にも対応しやすくなるでしょう。そのため、企業が通常通りの業務を再開した後も、リモートオンボーディングをどのように取り入れていくかを考える必要があるかもしれません。

一部の企業は、この「新しい通常」にすで積極的に対応しています。例えば、オンラインカレンダーツール会社のDoodleは、社員の赤ちゃんの写真の中に誰が写っているかを当てたり、新入社員を含めた社員一人一人に対して、会社のCEOと15分間のオンラインでのコーヒーミーティングを実施したりと、ソーシャル・コンペティションを実施しています。これにより、企業内の社会性を保ち、社員の意識を高め、新入社員が成長するための雰囲気づくりに貢献しています。

多国籍テクノロジー企業であるDellは、以前からリモートオンボーディングを取り入れています。Dellでは、ウェブサイト、ドキュメント、ビデオなど、新入社員が利用できるデジタル資料を多数用意することを推奨しています。これに加えて、新入社員向けにチャットでのサポートサービスも提供しており、フィードバックの提供やFAQのサポートに役立てています。

リモートオンボーディングは初めてですか?新入社員のデジタルオンボーディングに何らかの支援が必要ですか?弊社のコンサルタントおよびビジネスマネージャーが喜んでお手伝いさせていただきます。以下のフォームからお気軽にお問い合わせください。

 

スキルや経験を活かした転職をお考えですか?または業界での経験と高いスキルを持つ人材をお探しですか?Huxleyにお任せください。

このフォームを送信することで、弊社のプライバシーポリシーに沿って個人データが扱われることに同意したものとみなします。

 

新型コロナウイルス関連情報ページへ戻る

Close Up Of Young Modern Man Using Smart Phone While Working In The Board Room

面接対策シリーズ① - 最初のやり取りでするべき6つの質問

18 8 2020

このブログシリーズでは、「面接でしておくべき質問」に的を絞って転職活動の各段階におけるアドバイスをご紹介します。第一弾となる本記事では、採用ステップの早い段階、つまり電話でのスクリーニングやカジュアルな面談においてしておくべき質問を見ていきましょう。

面接対策シリーズ③ - 最終面接と内定後にするべき質問

20 8 2020

求職活動の最終段階とも言える最終面接と内定。入社後に違和感を感じることのないよう、この段階でしておくべき質問をまとめました。

社会的距離をとりながら、つながりを保つ方法

07 4 2020

社会的距離をとることが必要とされる現在のような状況において、人々とのつながりを保つためには何ができるのでしょうか。つながりを保つための重要なアドバイスについて、いくつか簡潔にまとめました。

2019年度年次報告

02 3 2020

SThreeは、STEM (科学・技術・工学・数学) 分野に特化したユニークな位置付けにより、弊社が事業を展開する市場において見事な成長を収め、実りのある2019年となりました。